Evitemos errores del pasado: Dimensionemos correctamente

27 Mar2018

27/03/18

En mi anterior artículo comentaba la preocupación generalizada que hay en el área de recursos humanos sobre la retención y atracción del talento. Hoy quiero hablaros de otra de las preocupaciones de las organizaciones en cuanto a las personas se refiere: el dimensionamiento de sus empresas y la manera en la que éste debe ser tratado en este momento de recuperación económica. Hoy las compañías temen caer en los errores del pasado que, en ocasiones, incluso les costó su continuidad.

El sobredimensionamiento tuvo dos costes importantes: el económico y el emocional y, hoy, se busca evitar sobrecargar la estructura, pero preocupa también no dotar de los recursos necesarios a las compañías para hacer frente al crecimiento, nuevos desafíos o retos que muchas están viviendo.

Particularmente, esta inquietud es más notoria en proyectos que parecen necesitar crecimiento en equipo de áreas como marketing, finanzas, I+D+i, donde los inductores de dimensionamiento no son evidentes y son complejos de determinar.

En mi opinión, la clave está en definirlo correctamente para que no falten los recursos para cumplir el objetivo y que, conforme pase el tiempo, estas personas crezcan en experiencia, conocimiento de la compañía, y sean capaces de enfocarse en tareas de alto valor añadido.

¿Qué puedo hacer para dimensionar correctamente mis áreas no productivas?

Mi primera recomendación, es cambiamos el “chip”. ¿Qué quiero decir con esto? Que lo primero que hay que hacer es incorporar como KGI ( Key Goal Indicator o Indicador Estratégico) en tu organización el VALOR AÑADIDO por empleado. En muchos de los proyectos estamos incorporando este indicador como parte del plan estratégico o la DPO (Dirección Por Objetivos) del CEO y los directores de área. Atrás ha quedado el coste medio por empleado, el nº de personas, o cualquier otro indicador relacionado con solamente la vertiente coste de personal. La obsesión de las empresas hoy en día debe estar orientada a mejorar el valor añadido que cada uno de sus empleados aporta a la empresa. Si somos capaces de ir mejorando este indicador, entonces tendremos una organización más sólida y excepcional.La obsesión de las empresas hoy en día debe estar orientada a mejorar el valor añadido que cada uno de sus empleados aporta a la empresa. Clic para tuitear

Y con esto, continua por empoderar a tu equipo directivo y hacerles conscientes de su papel de máximos responsables de construir y desarrollar a sus equipos. Es clave sensibilizar a toda la organización de la importancia de implantar este tipo de prácticas pues permiten desarrollar una organización más sólida y sostenible en el tiempo, os hace más competitivos, más flexibles y ágiles ante los continuos retos del mercado. En este sentido hemos empezado con un área piloto donde se ajuste y se afine la metodología a implantar en el proceso de dimensionamiento, para luego extenderlo al resto de áreas con el objetivo de que sea parte de sus tareas clave, teniendo que realizar este estudio cada dos años mínimo, a través del plan de mejora de su área de responsabilidad.

No todo es tema de personal. Hoy por hoy, en este tipo de estudio, juega un papel fundamental la tecnología y los sistemas. No podemos plantear un dimensionamiento correcto de nuestras áreas sin hacer un análisis y planteamiento de reingeniería de procesos, teniendo en cuenta como la tecnología nos puede ayudar a optimizar y automatizar tareas de bajo aporte de valor. Y, como esto va cada vez más rápido, y continuamente hay nuevas soluciones en el mercado, recomendamos hacer esta revisión y análisis de forma periódica, para ver de este modo como la tecnología nos puede ayudar a hacer mejor y más eficiente nuestro trabajo, y que nuestros recursos tengan más tiempo para aquellas tareas y procesos que aportan mayor valor.

Habiendo abordado estas dos grandes palancas, el proceso es el siguiente:

1. Empezamos realizando el típico estudio de tareas y tiempo por personas, que por muy trillado que parezca, sigue siendo de gran utilidad, ya que nos permite detectar las tareas “roba tiempo” y las tareas “desperdicios”.

2. Una vez procesada esta información, realizamos workshop con el equipo para mapear los procesos del área, relacionándolo con las personas, las tareas y los tiempos como ejercicio de concienciación grupal de que se hace en nuestro departamento, compartir la visión global del área y entender cómo se relaciona el trabajo de todo nuestro equipo. Recomendamos mapear visualmente toda una sala: este ejercicio no solo es muy divertido y didáctico sino que es de gran utilidad.

3. El próximo paso es clasificar que tareas aportan valor y cuáles no, y para ello es importante valorar su impacto a nivel de resultados (ventas, costes, margen), su impacto en cliente externo y/o interno y su impacto en contribuir a la diferenciación de la empresa, como algunos ejemplos. Esto nos permite identificar aquellas tareas susceptibles de externalizar, eliminar y automatizar, y aquellas que debemos mantener o potenciar. Aquí es donde la tecnología y la reingeniería de procesos entran y hacen su papel, analizando cómo podrían ayudar a eliminar o reducir aquellas tareas de bajo valor añadido, y agilizar y potenciar aquellas de alto valor.

4. Una vez finalizada esta etapa del proceso, nos encontramos en disposición de definir un plan de implantación de mejoras y determinar los recursos necesarios para realizar las tareas claves y estratégicas del área, que por consecuencia conllevará a incrementar el aporte de valor por cada uno de vuestros miembros del equipo.

5. Si en vuestra organización habéis implantado un sistema de dirección por objetivos, es el momento oportuno para revisar y determinar los indicadores y objetivos de cada uno de los puestos del área. De esta forma cerramos el círculo de forma completa.

Concretamente, las ideas o pasos claves con las que debes quedarte de este proceso son:

  1. Identifica tareas “roba tiempos” & “desperdicios”.
  2. Mapea visualmente todos los procesos, comparte la visión global de tu área.
  3. Clasifica que aporta valor y que no.
  4. Cuestiónate tus procesos actuales.
  5. Valora como la tecnología puede ayudarte a automatizar tareas de bajo aporte.
  6. Define un plan de como implantar las mejoras detectadas.
  7. Dimensiona a partir de este plan.
  8. Revisa indicadores y objetivos de cada puesto.

 
Finalmente, como es costumbre en la casa, recomendamos, aunque al principio parezca más lento, empezar con un área piloto, y una vez hayas ajustado, afinado y validado la metodología, extiéndelo al resto de áreas. Esto te ayudará a demostrar al resto del equipo los resultados obtenidos con un ejemplo concreto y te permitirá realizar estos análisis de forma más rápida y consistente.

Tan crítico es el sobredimensionamiento como la falta de recursos en época de crecimiento ya que puede conllevar a una estrangulación de la organización o una ralentización del crecimiento, debilitando a tu compañía y lastrando su competitividad. La cuestión es quitarnos el miedo de sobrecargar la estructura.

Ganar una mayor seguridad en cómo definir que recursos son necesarios para poder hacer frente a los desafíos y a que tus equipos aporten cada vez mayor valor a la compañía es un objetivo clave en momentos de crecimiento como el actual.

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