Las 4 reglas del Kaizen que garantizan sus resultados

16 Jul
Transformación, Resultados, Mejora Continua ,Organización ,Productividad

Cuando trabajamos para realizar la transformación de una Organización, el esfuerzo no se centra en imponer el modelo ni en definir uno específico para la empresa, sino en realizar proyectos de implantación en distintas áreas de la Organización. Estos proyectos deben estar orientados a cambiar la organización alcanzando resultados concretos. El fundamento de la implantación es el desarrollo de acciones rápidas de mejora. El objetivo fundamental de estas mejoras es alcanzar un resultado significativo y sostenible, sobre uno o varios parámetros del negocio.

Disponer de planes estratégicos y objetivos globales y cuadros de mando con KPI asociados no sirve para mucho si lo que queremos es transformar una organización… Cuando necesitamos transformar la estrategia en práctica no sólo necesitamos conocer qué debemos hacer, si no cómo debemos actuar para conseguir los resultados deseados.  Es necesario haber identificado cuales son las claves para el despliegue, es decir, los factores clave de éxito; las líneas de actuación priorizadas a través del plan de acción , los objetivos a corto plazo y los procesos necesarios y fundamentales que participan en el despliegue de la mencionada estrategia.

Es en este preciso momento, justo cuando creemos que tenemos dominada la situación y tenemos también definidos todos los elementos que favorecen la consecución de objetivos, cuando nos enfrentamos al verdadero aporte de VALOR de las actividades que se realizan en la organización.

La definición del valor de los servicios que se da a los clientes es una de las mayores responsabilidades de una organización. Por este motivo, el planteamiento más correcto es la definición de este valor desde el punto de vista del cliente. No es suficiente, por tanto, realizar un despliegue de la estrategia si el cliente no percibe (insisto: percibe) un claro APORTE DE VALOR en cada uno de los productos o servicios que le estamos prestando.

¿Qué resultados tiene la metodología Kaizen?

 

La metodología trae consigo resultados concretos, tanto cualitativos como cuantitativos, en un lapso relativamente corto y a un bajo costo (por lo tanto, aumenta el beneficio) apoyado en la sinergia que genera el trabajo en equipo de la estructura formada para alcanzar las metas establecidas por la dirección de la compañía.

Esta forma de implantación permite:

  • Obtener resultados cuantitativos: hablamos de aumento de la productividad, reducción del coste, reducción de las mermas, mejora de la calidad o del servicio, o todos ellos en conjunto, y esto permite validar, justificar y financiar el el proyecto desde el primer día. Se consigue así demostrar la aplicabilidad del modelo a la empresa concreta y vencer las resistencias al cambio que inevitablemente nos encontraremos en una gran parte de la organización.
  • Hacer comprensible a todos los miembros de la organización tanto la magnitud del cambio como sus implicaciones. Además, como son los propios miembros de la organización los que ejecutan los proyectos, éstos se ven más fácilmente como generadores de un beneficio que como causantes de una situación actual.
  • Desarrollar a las personas de la organización y ayudarles a conseguir una visión estratégica y de futuro, a conseguir una visión claramente innovadora.
  • Transferir la metodología Lean al personal durante el proceso de trabajo, de modo que, al finalizar el trabajo, el Know How queda en poder de la organización, siendo capaz de desarrollar autónomamente el modelo, con toda la potencia que esto imprime a la organización.

La filosofía última de este cambio está en la palabra “Kaizen”.

Metodología Kaizen

metodologia Kaizen

 

Esta palabra japonesa se ha traducido tradicionalmente en Occidente como un sustantivo: ‘cambio a mejor’ o ‘mejora’. El mensaje asociado es que la mejora era algo que ocurría en la empresa, que era responsabilidad de un departamento concreto y que ocurría a lo largo del año. La responsabilidad de la mayor parte de las personas de la organización es la de participar en las mejoras cuando se les requiera.

Pero kaizen (con mayúscula) es un proceso de mejora continua basado en acciones concretas, simples y con escasa inversión, y lo más importante, que implica a todos los trabajadores de una empresa, desde los directivos hasta los trabajadores de base. Kaizen es verbo, es una actividad de toda la plantilla en su trabajo diario: mejorar. Este significado provoca que todos, cuando hablamos de metodología Kaizen, desde operario de producción hasta el Director General, deban redefinir su trabajo y participar activamente en la mejora.  Este es el verdadero significado de la mejora rápida, para generar la suficiente energía en la organización y que unos y otros se dediquen activamente a generar mejoras, a tomar acciones que físicamente cambien la realidad generando resultados sostenibles y significativos.

Cuando hablamos de metodología Kaizen todos, desde operario de producción hasta el Director General, debemos redefinir nuestro trabajo y participar activamente en la mejora. Clic para tuitear

¿Cual es el objetivo principal de la metodología Kaizen y cuáles las líneas de actuación?

 

El objetivo principal es el aumento de la eficiencia del sistema, y este resultado se consigue a través de tres líneas de actuación:

  1. La aplicación de un conjunto de conceptos, herramientas y sistemas de trabajo basados en el Sistema de Producción de Toyota, que aseguren eficacia y mejoras sostenibles en el tiempo.
  2. Un cambio cultural con una clara orientación hacia la acción. Es a través de los resultados obtenidos tras la implantación de un proyecto “Lean” cuando se desencadena el cambio de cultura en el personal de la organización.
  3. Un cambio organizativo que involucre a todas las personas de la organización para orientar sus energías hacia a la mejora del sistema, potenciando así las competencias del personal y dotándolo de nuevas capacidades.

 

¿Cuales son las reglas para desarrollar un evento de mejora?

 

4 son las reglas necesarias para conseguir un evento de mejora:

1. Foco en los objetivos:

Cuando se desarrolla un evento de mejora, se debe comenzar presentando al equipo de trabajo los objetivos de forma clara, cuantitativa y ambiciosa.  El proceso de transformación de estrategia en práctica es un camino estructurado que requiere una reflexión por aquellos gestores que realmente quieren ofrecer los mejores resultados a los usuarios de sus servicios.

2. El “Gemba”:

Todas las actividades de mejora se deben realizar donde suceden las cosas: en la línea de producción observando en la realidad los materiales, en administración con las personas, con el uso de la información o las herramientas… Viendo lo que ocurre, y hablando con las personas que desarrollan el trabajo.

Las salas de reuniones filtran la realidad, ocultan los hechos a través de palabras y ficheros o papeles y …lo peor de todo a la hora de actuar …obligan a imaginar lo que realmente ocurre y este tipo de mejoras deben ser inadmisibles.

Las salas de reuniones filtran la realidad, ocultan los hechos a través de palabras y ficheros o papeles y …lo peor de todo a la hora de actuar …obligan a imaginar lo que realmente ocurre y este tipo de mejoras deben ser inadmisibles. Clic para tuitear

3. El Rigor:

Se trata de realizar las actividades de mejora de una manera ordenada, con acciones estructuradas. Todas las actividades tienen que ser realizadas y documentadas, utilizando formatos estándar Kaizen, como, por ejemplo:  Spaghetti – Chart para el análisis del flujo de las personas, Standard Work Combination Sheet para el análisis del flujo de las operaciones, Idea Kaizen para reflejar las propuestas de mejora, Hoja de objetivos para representar el resultado obtenido cada día.

4. La gestión del tiempo:

Una de las reglas fundamentales del evento es que “Si no se consigue una mejora significativa en tres días, se ha cometido alguna equivocación”. SI después de tres días aplicando con una gran energía un enfoque no se obtienen resultados, es preferible volver atrás y revisar el enfoque.

¿Cuales son las recomendaciones para alcanzar los resultados?

 

La recomendación para alcanzar resultados son fundamentalmente 4 también:

  1. Crear un equipo de trabajo reducido con personas que conozcan el proceso. Durante el desarrollo del evento, estas personas dedicarán todo su tiempo de la jornada laboral a la realización del proyecto de mejora.
  2. Comunicar a la organización la prioridad máxima de este proyecto muy acotado en el tiempo.
  3. Empezar el trabajo con mente abierta y creativa:
    • Mente abierta: por qué no se trata de explicar las razones de por qué no se puede hacer, sino de encontrar los mecanismos para hacer posible lo imposible.
    • Mente creativa: para obtener resultados relevantes debemos buscar nuevas formas de hacer las cosas y olvidar los enfoques históricos si no llegan a los resultados esperados.
  4. Demostrar una disposición absoluta para el cambio. Desarrollar un plan no es redactarlo y ni siquiera podemos estar satisfechos si solo conseguimos resultados económicos, porque hay otros resultados en cliente y en las personas que también hay que lograr. La transformación de las empresas es posible poniendo la energía adecuada en el momento oportuno… y con método.

 

Hay mucho por hacer en todas las organizaciones, y hay que hacerlo consolidando los cambios incorporados, mediante la implantación de una cultura de cambio y transformación en todos los niveles con eventos de mejora discretos y continuos. ¿Crees que tu empresa también puede mejorar? Si es así, Pongámonos manos a la obra para lograrlo entre todos

 

¿Quieres saber más sobre cambios organizativos? Aquí tienes este artículo:

Transformación, Resultados , Mejora Continua, Organización , Productividad

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