El Lean Office: un factor clave de productividad

21 abr
Lean Manufacturing, clave para la productividad

Unas altas expectativas de los clientes, las presiones de reducir costes, los márgenes cada vez mas reducidos son situaciones que nos encontramos cada día.

Lean Manufacturing, o en este caso Lean Office, es una filosofía de trabajo en la cual el valor generado para el cliente dirige las operaciones y ha facilitado una solución para muchas organizaciones eliminando actividades de no valor, ayudando a reducir tiempos, a incrementar la productividad y a mejorar la calidad y la entregas.

Si consideramos que más del 60 por ciento de todos los costes relacionados con conocer la demanda de los clientes son costes de administración o no directamente relacionados con actividades productivas, entenderemos por que las compañías están usando lean office como un factor clave de productividad para racionalizar y eliminar el despilfarro de las oficinas y de procesos administrativos y conseguir ahorros de base.

 

¿Cuáles son las diferencias entre lean manufacturing y lean office?

 

Una oficina lean puede ser descrita como un lugar donde el desperdicio es eliminado para ofrecer a los clientes internos y externos un mejor servicio. Casi todos los principios usados en entorno manufacturero pueden ser utilizados  también en este entorno. La eliminación del trabajo en curso, flujo continuo, o estandarización son algunos ejemplos.

A pesar de que hay muchas semejanzas entre ambos tipos de lean, hay también algunas diferencias que considero necesarias resaltar para que se realice una adecuada transformación de tu oficina hacia una oficina lean.

En el contexto de fabricación los despilfarros son visibles y pueden ser cuantificados más fácilmente. Por ejemplo es muy fácil identificar la cantidad de Work In Progress (WIP) disponible en su planta de fabricación. Pero cuando entramos en la oficina, es difícil identificar la cantidad del trabajo pendiente que cada puesto de trabajo tiene. Por otro lado el trabajo de la oficina involucra y relaciona a la vez a muchas personas en actividades comunes. Esto hace difícil evaluar el problema y por lo tanto proponer la solución.

Además de lo anterior, la cultura en la oficina es diferente de la cultura de fabricación, pues es mucho más informal por naturaleza . Esto hace que definir los roles en el trabajo y asignar las responsabilidades en la mejora sea más difícil. Sin embargo, el contexto para llevar a cabo los cambios en una oficina es más receptivo podríamos decir comparado con un ambiente de fabricación. Los cambios físicos a desarrollar son menores tanto para el equipo de la oficina como para los procesos, lo que lo hace más sencillo.

La transformación de una oficina normal a una oficina lean se puede desarrollar por pasos, y la formación, la dirección e implementación de los cambios así como monitorizar los resultados resultan mucho mas sencillos.  

¿Cuáles son los beneficios de Lean Office?

Cuando se aplica Lean en los procesos administrativos de las Organizaciones puede afectar a todos los niveles de la misma. Veamos estos diferentes niveles:

  1.  Nivel de la empresa: racionaliza y acelera esos procesos que se relacionan con clientes externos y proveedores asiento de pedidos, el servicio al cliente, el procesamiento de facturas pendientes, el proceso comercial y de ventas, la investigación y desarrollo, el desarrollo de producto y la distribución.
  2. Nivel organizativo: procesos clave de soporte (por ejemplo. tecnología de la información, recursos humanos, ingeniería, compras), identifica los requisitos del cliente internos y de valor, mejora la comunicación y la cooperación inter funcional.
  3. Nivel departamental: Enfocados sobre los objetivos, reduce las actividades que requieren el tiempo pero añaden poco valor, mide la cadencia de la operación (Takt Time), crea un flujo para reducir los errores, implanta Pull y los sistemas de Kanban y usa Gestión visual para identificar el flujo de las actividades.
  4. Nivel individual: reduce el papeleo, las actividades manuales y los errores usando procedimientos de trabajo estándar, mejora la organización interna, y aclara los roles individuales, las responsabilidades y los objetivos.

El lean manufacturign, método clave contra el despilfarro en procesos

Y, ¿ Por qué si hay tantos beneficios no se usa más en procesos transaccionales?

Si aplicar los mismos conceptos y herramientas/técnicas que se han usado en los procesos industriales de forma sencilla ha provocado grandes beneficios, ¿por qué no se ha utilizado y desplegado el uso en áreas no fabriles? La respuesta es sencilla: porque no se ve…

Las causas más comunes de su no aplicación suelen ser:

  • Falta de claridad en los flujos de los “productos”.
  • Limitación en los datos existentes.
  • Falta de conocimiento del “Desperdicio” y de las actividades de no valor añadido en ambientes de la oficina.

A menudo, aplicar lean es un desafío en un ambiente de oficina donde hay muchos y pequeños flujos de valor que se conectan y cruzan entre si, no siendo habitual un único y claro “flujo de producto”. Además, estos flujos de valor no podrían ser visibles (por ejemplo se desarrollan electrónicamente), o la frecuencia de repetición es muy limitada.

Sin embargo, los múltiples canales de la demanda del cliente, las necesidades a lo largo de cada puesto de trabajo o de los sistemas de información deben ser identificados y ordenados para obtener una fotografía exacta del proceso.

La mayoría de las organizaciones recogen datos limitados sobre procesos administrativos. El Lean office pone el un alto énfasis sobre los datos para tomar decisiones basadas en los hechos y en la observación directa. Los típicos datos para el nivel de planta en una fábrica incluyen el tiempo de ciclo y el tiempo de cambio. Para soporte y operaciones administrativas, determinar qué datos incluir depende de qué preguntas está tratando de responder a través del flujo de valor y de cómo se define el “Producto” producido por estas operaciones administrativas.

A veces es simple determinar si una acción es de valor añadido en un entorno manufacturero. Pero, para la mayoría de las actividades de soporte y actividades administrativas en ocasiones todo parece de no valor añadido. Por lo tanto, el desafío lo tenemos a la hora de determinar la diferencia entre las actividades de no valor añadido pero necesarias y las que son desperdicio.

LEAN es un probado sistema para eliminar o minimizar el despilfarro que no está limitado a un taller de fabricación. Lean aplica a cada sistema, a cada proceso, y a cada empleado dentro de la compañía y debe extenderse para poder incluir de forma completa a la cadena de suministro.

Únicamente cuando se ha integrado la actividad administrativa podremos decir que se empieza a ser una organización Lean. ¿Te gustaría a ti ser una de ellas?

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