Hacer rentables los manuales de usos y costumbres

8 May2018

08/05/2018

A muchas personas en general, y a los consultores en particular, nos encanta tenerlo todo ordenado, documentado, medido y cuando se puede, conectado. Sobre una base de procesos y sus procedimientos, hemos conseguido competir en los mercados más exigentes. Aun así, siempre quedan cosas en el aire. Cuando la brecha entre nuestro marco teórico y la realidad es amplía, surgen los conflictos (ruido organizativo). Conectar lo importante con lo necesario, o si prefieres, el acierto en la actividad con el acierto en la actitud, es la función de los manuales de usos y costumbres. ''Cuando la brecha entre nuestro marco teórico y la realidad es amplía, surgen los conflictos (ruido organizativo).'' Clic para tuitear

¿Qué problemas genera una brecha entre los procedimientos y los usos?

Bien sea porque los procesos tienen un alcance recortado, por el número de sobreentendidos, o, simplemente, por las condiciones necesarias previas o posteriores, es habitual que exista un escalón entre hacerlo bien y hacerlo óptimo. Los problemas se materializan en desorientación inicial, exceso de cautela, parálisis por análisis, comunicación ineficaz, espacio para la interpretación o directamente abandono.

Si aceptamos que la poesía es lo que pierdes cuando la traduces, la ausencia de un manual de usos y costumbres es lo que llamamos veteranía (fluidez, seguridad y acierto).

¿Cómo se construye un Manual de usos y costumbres?

A nosotros nos gusta crear relatos (storytelling) que introduzcan nuestra forma de ser y proceder, que vayan más allá del mero enunciado, y que se complemente con ejemplos aterrizados; hacerlo a través de una estructura lógica que permita explicar desde lo más general a lo más específico. Un ejemplo de guion inicial podría ser:

  • De la historia de la organización hasta el comedor. Un viaje por nuestro espacio.
  • Matriz de signos y símbolos; ritos y costumbres y, celebraciones, actos y reuniones.
  • El respeto a través de la cultura del detalle interno y externo. Los códigos internos de vestimenta y respeto en entrevistas, reuniones, eventos y actos de representación.
  • El protocolo en las reuniones y encuentros de trabajo. Desde la puntualidad hasta el teléfono. Estilo de redacción.
  • Práctica aplicada a modo de guía de estilo, no recogida en otros espacios.

El objetivo del Manual es conseguir generar atracción hacía el proyecto, relatando la realidad, recorriendo trasversalmente los procesos y trasmitiendo las buenas prácticas. Su contenido puede evolucionar desde una mera colección de planos guía, hasta una enciclopedia corporativa y un ejemplo de orgullo de pertenencia. ''El objetivo del Manual de usos y costumbres es conseguir generar atracción hacía el proyecto, relatando la realidad, recorriendo trasversalmente los procesos y trasmitiendo las buenas prácticas.'' Clic para tuitear

¿Quién o quienes redactan y mantienen el Manual?

El manual de usos y costumbre es una melodía organizativa, ideal para empresas con suficiente recorrido para haber desarrollado su propia “doctrina”. Su redacción y mantenimiento es un regalo intergeneracional de ida y vuelta, que lideran los veteranos y en la que participan los noveles. El objetivo de esta herramienta es conseguir acortar la curva de aprendizaje de los nuevos miembros, conociendo y respetando el trabajo de los que les han precedido y, en ocasiones, activando un espacio de debate espontáneo que permita ganar voluntades desde el respeto. O como diría un castizo… ¡Qué bien estamos cuando estamos bien!

Una vez implantada, la herramienta representa un vehículo de conocimiento que orienta la actualización del marco organizativo de procesos, identifica focos de automatización y, sobre todo, pone en valor tanto el oficio como el arte.

¿Te animas a redactar el tuyo? Si lo tenéis, ¿os funciona? ¡Me encantaría conocer vuestra experiencia en torno a los Manuales de usos y costumbres!

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