Los mapas de reuniones: Inversión de tiempo y la claridad de ideas

27 Mar2018

27/03/18

Hay organizaciones que son devoradas por sus propias reuniones y organizaciones que las transforman en su espacio natural de desarrollo. Ser capaces de enfocarlas como herramienta y no como espacio, es la clave de esta silenciosa transformación.

En general tendemos a coleccionar reuniones de todos los tipos y duraciones, con resultados no siempre satisfactorios. Ya sea en la antesala de un despacho, en un pasillo o en una sala de juntas, las reuniones continúan siendo uno de los espacios más eficaces para compartir reflexiones, analizar datos, o simple y llanamente tomar decisiones.

¿Por qué nos generan tanta simpatía como rechazo?

Muy sencillo: la razón de su existencia (objetivo), su duración (caja de tiempo) y su diseño (asistentes y capacidades) marcan la diferencia entre una reunión satisfactoria, motivante y resolutiva o todo un desastre. Todos tenemos una colección de desatinos en cuanto a tiempos descompensados, poca preparación, asistentes monopolizadores y falta de acuerdos.

Y es que uno de los indicadores naturales del desarrollo de una organización es el diseño y gestión de sus reuniones. Para transformar este espacio en herramienta se emplean los “mapas de reuniones”.

¿Cómo se construye un Mapa de Reuniones?

1. Se parte de una relación ordenada que encaje las reuniones actuales a lo largo del organigrama. Es importante documentar todos los niveles.

2. Priorizamos el resultado midiendo su relación con la propuesta de valor, el peso en los procesos y la trascendencia de los acuerdos.

3. Representamos en una banda de tiempo amplia (hasta un año natural) las reuniones. Un análisis de asistentes, tiempo invertido y entregables permiten integrar, dividir, reprogramar o eliminar para acercarnos a un óptimo. Este cambiará con el tiempo.

4. Se documenta cada reunión con un detalle de objetivo, contenidos, asistentes y entregable en formato y valor. Fundamental es asegurar el cumplimiento de las cajas de tiempo, los roles de dinamización ágil, la puntualidad y el protocolo de gestión (preparación, información previa, puntualidad y etiqueta con móviles y ordenadores). O dicho en Román Paladino, estamos a lo que estamos.

5. Se producen los acuerdos con el equipo, empezando siempre por los directivos.

La herramienta se fundamenta en la implantación de las culturas de planificación, seguimiento y análisis y un respeto “prusiano” de los tiempos. Y es que no hay nada como una buena reunión para cambiar nuestra perspectiva de un problema.No hay nada como una buena reunión para cambiar nuestra perspectiva de un problema. Clic para tuitear

¿Cómo saber si necesito actualizar esta herramienta en mi organización? Respondiendo a esta sencilla pregunta: ¿A qué velocidad viaja un acuerdo clave del próximo Comité de Dirección a toda la Organización? Si tu respuesta se mide en más de dos semanas, podemos empezar a aplicar este enfoque con absoluta convicción.

Como directivos no podemos olvidar que nuestro activo más inmediato es “el tiempo” y el entregable que se espera de nosotros es “la claridad de ideas”. El “mapa de reuniones” es la herramienta de inversión del tiempo más eficaz para conseguir que más personas en nuestra Organización, produzcan grandes ideas de forma natural. Y, si te animas a probarla… ¡Me encantaría que compartieras tu experiencia conmigo! 😉

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