¿Existen silos de gestión en tu organización?

13 Jun2014

En las organizaciones tradicionales se produce una lógica separación de responsabilidades. La necesidad de especialistas nos obliga a repartir funciones y tareas en los diferentes departamentos (financiero, operaciones, comercial…).

Pero muchas veces observamos que se tiende a separar las distintas funciones de la empresa (gestionar personas, vender, producir/comprar, financiar y controlar…) de manera excesiva, convirtiendo las distintas áreas en departamentos estancos, poco colaborativos y poco comunicativos, es decir, silos de información y lo que es peor, silos de gestión .
En Improven hemos observado que las organizaciones que mejor se están adaptando al escenario post-crisis han sido las más planas, flexibles, colaborativas y mejor intercomunicadas, con orientación a la acción y altamente transversales.
¿Qué definen a este tipo de organizaciones?
1. Responsabilidades compartidas (corresponsabilidad): El departamento de operaciones es corresponsable de la venta y el departamento comercial es corresponsable de la gestión de la cadena de suministro.
La importancia de la venta se comparte por toda la empresa. Toda la cadena de valor desde la entrada de la materia prima hasta la entrega al cliente final y el cobro están enfocada en la satisfacción del cliente. El buen funcionamiento de la cadena de suministro es responsabilidad de toda la empresa (pedidos comerciales, planificación, calidad, logística…), así como la defensa de la marca, la propuesta de valor, la estrategia y su ejecución.

2. Enfoque a las ventas: las empresas más exitosas son las que toda su organización está enfocada al cliente: su segmentación, su evolución, sus cambios, su satisfacción… Son organizaciones enfocadas al servicio.

3. Comunicación: Disponer de los mismos datos y contar con los mismos criterios de interpretación es fundamental para la buena coordinación entre departamentos:
• Los directivos tienen un conocimiento transversal de la empresa.
• Aumenta la sensibilidad hacia los problemas de los demás departamentos. No hay departamentos estancos.
• Se definen los problemas y se implantan las soluciones valorando como impacta en toda la cadena de valor.
• Nivel de comunicación intradepartamental muy alto (no sólo a nivel directivo).
• Muy importante la utilización de nuevas tecnologías: Business Intelligence, Skype, CRM, ERPs…

4. Objetivos comunes: Pensar en los objetivos comunes antes que en los del área. Indicadores comunes: los KPI de operaciones son del dpto. comercial, los KPI de finanzas son de operaciones. Implantar indicadores que relacionen varios departamentos: El Margen Bruto es responsabilidad de Operaciones, pero también de comercial.

5. Orientación a la acción: Se ha de practicar una cultura de acción y a enfoque a resultados, enfocando el trabajo diario a la obtención de resultados claros tanto a corto plazo como a medio y largo.
Las reuniones de dirección han de ser productivas, enfocadas más a la creación que a la simple comunicación (elijamos otro canal para esto), exigiendo la intervención constructiva de todos los directivos.

6. Orgullo de Pertenencia: Los trabajadores conocen el estado y el rumbo de la empresa y saben que su esfuerzo (en su área de actuación pero también en otras) es necesario para el buen desempeño de toda la organización. Son adecuadamente retribuidos económica y emocionalmente.

7. Intraemprendedurismo, Creatividad y Espíritu innovador: actitud y ganas de generar nuevas ideas e liderar iniciativas (proyectos, productos, mejora continua, espíritu de superación, y (por supuesto) tolerancia al error (asumirlo, compartirlo y corregirlo), capacidad de aprendizaje, son imprescindibles para lograr organizaciones dinámicas, transversales y colaborativas.
Algunas mejores prácticas observadas:
Visitas comerciales por parte del personal del área financiera, operaciones, marketing…
• Formación de grupos de mejora interdisciplinares (de diferentes áreas) para tratar temas concretos (incluso temas específicos de cada área).
Gestión por Proyectos: Convertir iniciativas e ideas en proyectos: Definir responsables, plazos y recursos para asegurar el cumplimiento en plazo y forma.
Comités de áreas: reuniones semanales para poner en común los problemas de la empresa que afecten a más de un departamento, fijando responsables y plazos de cumplimiento.
Delegación: estimular la tolerancia al error y alentar la creatividad y la proactividad de los mandos intermedios. Mejora su motivación, sus habilidades y libera a los directivos para labores más estratégicas.

En Improven cuando desarrollamos nuestros proyectos, lo hacemos de manera transversal. Esto es, mejorando la comunicación y dando visibilidad de todas las áreas, teniendo en cuenta el impacto de las mejoras en todos los departamentos, haciendo partícipes a todos los directivos y resto de trabajadores de las mejoras y del impacto positivo en los resultados.

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