Sistema de costes. 3 claves que mejoran la rentabilidad de tu empresa

12 Nov2018

 

Cómo diseñar un sistema de costes que aumente la productividad, mejore el rendimiento, apoye las estrategias de inversión, y forme a la vez que ayude en la toma de decisiones es de lo que te hablo en este artículo. 

Hace pocas semanas tuve una conversación con el director de operaciones (y amigo), de una de las empresas con las que colaboramos, y fue él quien me dio la idea para escribir el artículo que hoy tienes en tu pantalla. Me decía:

– “Dani, en el comité de dirección me evalúan por el coste por metro cuadrado fabricado cuando la realidad es que, por ejemplo, este año, hemos fabricado menos metros cuadrados que en el año anterior, encareciéndose el metro cuadrado fabricado, y no puedo explicar por qué…”

– Yo le contesté: “Marcos, ¿has producido lo que tu almacén ha demandado?”

– Sí.

– ¿Has incurrido en horas extras para cumplir con esa demanda?

– Bueno, algo sí, pero no más que lo que veníamos haciendo estos últimos ejercicios.

– ¿Como ha evolucionado la productividad de la planta? Si tienes una pérdida de productividad, ¿responde al desempeño de producción o a un cambio de mix?

Mi amigo Marcos, algo abrumado por mis preguntas me confesó:

– Mira Dani si te digo la verdad, no tengo confianza en el indicador de productividad que manejamos actualmente, tengo la impresión de que mezcla cosas, y no se relaciona bien con mis costes. Además, creo que nos están midiendo por cosas que no dependen de mí, necesito un sistema que me dé información no solo de los costes, sino de las causas y el desempeño relacionados con esos costes, ¿puedes ayudarme?

 

¿Merece la pena repensar el sistema de costes?

 

Este problema, al que se enfrenta Marcos es más común de lo que podamos pensar. Hoy quiero plantearos si merecería la pena repensar el enfoque de los sistemas de costes que tenemos implantados en nuestras empresas, es decir, pensar en el propósito que un sistema de costes debe cumplir; en qué funcionalidades debe tener para cumplir con esos propósitos. Sabemos que este trabajo va a potenciar la rentabilidad de tu compañía, además de dotarnos de coherencia y credibilidad en las acciones que emprendamos. ¿Me acompañas?

Uno de los hechos que me chocan cuando trabajo planes de mejora avanzada con nuestros clientes es que los directores responsables de manejar las operaciones de las compañías, no manejen cuentas de resultados analíticas. ¿Qué información necesitamos como gestores, desde la dirección de producción o industrial, la dirección de operaciones, e incluso la dirección general? La respuesta, de forma muy simple, es aquella información útil para gestionar nuestras operaciones. Esta respuesta puede ser simple de enunciar, pero la experiencia me dice que no es tan sencilla de llevar a la práctica.

 

Cómo deben ser las cuentas de resultados analíticas

 

Las cuentas de resultados analíticas deben ser un fiel reflejo de la cuenta de resultados de la empresa en su última línea, pero en las líneas anteriores lo que tiene que hacer es ofrecer un fiel reflejo de las operaciones que la empresa realiza. Si los costes de materia prima, los suministros, o los costes de personal han subido, lo tenemos que ver con claridad, y esas variaciones tienen que tener una explicación (o varias, pero bien cuantificadas), de modo que un gestor de operaciones sepa que le está pasando, conozca qué palancas ha de accionar para mejorar, que decisiones debe tomar ante las preguntas que se le planteen dentro de un comité de dirección, y, además, todo esto debe de ser posible hacerlo en tiempo “casi” real, o lo que es lo mismo, con el margen de maniobra suficiente como para que tomando la decisión que se tome, ya no sea tarde.

Esta información analítica, que explique esas variaciones no es algo extremadamente complejo de obtener, pero tiene que estar bien actualizada y bien integrada en nuestro sistema.

 

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3 razones de los incrementos de materia prima

 

 Pongamos un ejemplo:  si en la cuenta de resultados analítica vemos un incremento de la materia prima, puede ser por 3 motivos:

  1. O bien ha aumentado el precio de algún material importante, lo cual debería de ser contrastado con información obtenida de la base de datos de compras, o…
  2. Hemos aumentado el consumo, con lo cual deberíamos ver el aumento en los indicadores de merma o rendimiento de materiales, o…
  3. Tenemos una variación de mix, y deberíamos ver en los registros de producción que estamos produciendo un producto que utiliza o bien más producto, o un producto más caro.

 

Los gráficos de bridge

 

Todo esto se automatiza en gráficos de bridge que nos llevan de una situación inicial de partida a una situación actual que estamos evaluando.

 

 

¿Cuáles deben ser los objetivos de un sistema de costes?

 

Cuando diseñemos un sistema de costes, para asegurar que la información obtenida sea realmente útil, nos tenemos que asegurar de que cumple 3 objetivos básicos de funcionamiento:

  • Fiabilidad. En primer lugar, necesitamos que la información visualizada nos de una lectura real del desempeño del ámbito que quiero controlar. Ya sea la empresa en su conjunto, una planta de producción, una división, una unidad productiva, un equipo, una línea, un grupo de empleados, o incluso un empleado de forma individual. (A medida que voy bajando de lo general a lo particular, debo de tener especial cuidado con evaluar el desempeño de aquello sobre lo que el evaluado tenga real influencia, ya que esto será cada vez más complejo).

Veamos un ejemplo: hemos mostrado un bridge que muestra el aumento de coste por metro cuadrado fabricado a la que se enfrentaba Marcos. Si bien este coste es un indicador clave para un director de operaciones, no es menos cierto que no todos los parámetros dependen de él. En este caso existe una variación total en el coste de la materia prima por metro fabricado de 0,07 céntimos, sin embargo 0,05 céntimos son imputables al cambio de producto que el mercado ha demandado. Resulta evidente que a la hora de evaluar el desempeño de la fábrica en lo que nos tenemos que fijar en este caso, es cómo se ha aprovechado la materia prima, y aquí tenemos una mejora de un 0,3%, que se traduce en un céntimo de ahorro por metro cuadrado fabricado.

  • Utilidad. La segunda funcionalidad que nuestro sistema de costes ha de tener, es la de ser útil en la toma de decisiones, ya estemos hablando de inversiones, estrategia de producción, establecer por donde puedo o debo producir, a qué precio nos interesa realizar una operación… o un largo etc.

En uno de los proyectos donde hemos implantado sistemas de este tipo recibimos una llamada del director comercial diciendo que quería saber si podía entrar en un concurso donde el precio de partida se encontraba por debajo de nuestra tarifa, pero que por volumen lo consideraba muy interesante. El sistema de costes era capaz de obtener una cuenta de resultados analítica por referencia, simulando la rentabilidad obtenida por el producto con diferentes niveles de precio en función del volumen a fabricar, diluyendo costes de preparación y diferentes soluciones de embalaje y envío.

Otro ejemplo que podemos citar de casos reales que los sistemas de costes deben resolver es contestar a la pregunta de si debemos o no debemos realizar una inversión, simulando las ganancias productivas, en productividad y merma, y simulando como afectan estos parámetros al coste por unidad producida, calculando de un modo sencillo y claro, el retorno de la inversión en base a los presupuestos productivos que tengamos.

  • Aislar la incógnita a despejar con visión de conjunto. Y en último lugar, pero no menos importante, debe de ser útil en la toma de decisiones ofreciendo una visión capaz de aislar la incógnita a despejar, sin perder la visión de conjunto o, lo que es lo mismo, el sistema de costes ha de ofrecer información de detalle sin dejar de ofrecer la optimización del resultado global de la compañía o del grupo en el que se enmarque la cuenta de resultados global o consolidada.

En el ejemplo anterior, ¿qué implicaciones tiene aceptar el pedido para las otras referencias que fabricamos?, ¿tendremos que dejar de fabricar algo para subcontratarlo?, ¿a qué precio? ,¿cuál será la situación de la cuenta de resultados de la línea de producción y de la fábrica?

Los sistemas de costes tienen que mantener la cohesión entre todos los departamentos, y servir para alinear los intereses de la empresa. Analizándolos, es posible determinar, si me interesa enfocar una retribución variable a la productividad o al rendimiento de materiales, si los incentivos de ventas están bien fijados en volumen, o por el contrario estoy consiguiendo resultados contraproducentes ya que mis comerciales bajan los precios para conseguir volumen, teniendo finalmente un margen absoluto menor que el que hubiese tenido fijando otro tipo de objetivos como el volumen y la rentabilidad.

No te conformes con obtener el coste de producto, y haz que esa información sea útil para la gestión de tu negocio. Dótate de las herramientas necesarias para que tus acciones estén enfocadas a resolver los problemas que realmente tienes. Un buen sistema de costes separa y cuantifica, y esto ayuda a priorizar acciones de mejora así como contribuye a un mayor entendimiento para el equipo sobre la conveniencia o no de llevar a cabo determinadas acciones.  Si necesitas ayuda no dudes en pedirla, ármate con herramientas bien enfocadas de metodología pues es una inversión de la que, te garantizo, no te arrepentirás.

Y tú, ¿te has encontrado alguna vez en una situación similar? ¿Cómo la resolviste?

 

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