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10 pasos para desarrollar un Plan de Contingencia COVID19

16-abril, 20
plan contingencia covid 19
Sergio Gordillo

Sergio Gordillo

Socio Director

Con el COVID-19 vivimos tiempos convulsos, nadie lo duda. Aunque lo externo es igual para todos, la respuesta que demos depende de cada uno.

La diferencia de supervivencia radica en las decisiones que tomamos.

Esta pandemia puede ser de tan rápida expansión como de desaparición. No lo podemos anticipar, solo lo viviremos, por lo tanto, no nos queda más que ser capaces de tomar las mejores decisiones.

Preparémonos para que dure y para que empeore. Si es corta y no empeora, eso que nos encontraremos, pensar diferente es engañarnos.

Pasos a tener en cuenta:

1. Creación de un comité de crisis

En él podemos compartir visiones, redefinir responsabilidades, estructurar una hoja de ruta, establecer reuniones de seguimiento y monitorización permanente, para ir adecuándola conforme avance la situación, así como para asegurar que haya coordinación y comunicación para estar preparados en tiempo y forma.

2. Analiza tu posición en el mercado

Cuanto más cerca esté la empresa del cliente final y no sea un bien de absoluta primera necesidad, más vas a vivir el impacto directo del cambio de comportamiento del consumidor.

A partir de ahí, esos cambios en sus hábitos de compra van a ir llegando mucho más rápido de lo que imaginan las empresas.

Tengamos claro para qué sirven las empresas y cómo de relevante son para sus necesidades, esto nos va a dar las pistas sobre el tiempo que tenemos, así como sobre hacia qué nuevos servicios pivotar y/o decisiones tomar.

Incrementar la relación con el canal y con el cliente final, con su estado, con sus nuevas necesidades, nos va a dar pistas sobre cómo responder y así anticiparnos.

3. Protejamos el talento y al equipo.

Las primeras decisiones hacia las personas, su seguridad y su salud.

Uso de materiales higiénicos, aislar actividades, sacar de las instalaciones todas las no ligadas a la operativa de la compañía…

A partir de ahí, redefinir cómo reorganizarnos para dar respuesta a unas nuevas exigencias del guion, de una nueva forma de trabajar y de funcionar, con un alto componente de uso de la tecnología y de nuevas formas de interaccionar y de coordinación entre departamentos y equipos totalmente deslocalizados.

person using laptop computer holding card

De este modo, poder seguir sirviendo a los clientes, y asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos. Teniendo en cuenta qué personas clave puedan tener compañeros espejo, para en caso de enfermar, que el sistema se vea lo menos afectado posible.

4. Máximo foco en controlar la caja

Control permanente de ingresos y pagos.

¡Sin caja no hay supervivencia!

Establecer controles y procesos que aseguren la constante generación de ingresos, así como máximo control en las órdenes de pago a lo que sea verdaderamente crítico e imprescindible.

Revisar los compromisos de pagos (rentings, contratos de alquiler,…) para poner en marcha evaluación de posibles renegociaciones, moratorias, refinanciaciones…

caja financiera empresa coronavirus - plan contingencia covid 19

5. Monitorizar la entrada de pedidos

Esto nos sirve como indicador predictivo de futuras generaciones de caja, así como inductor directo del dimensionamiento operativo del que puedes disponer.

Poder desplegar así las medidas laborales que permitan ir reduciéndolo conforme sea requerido, tanto en mano de obra como en servicios. Igualmente, estar atento a las nuevas medidas que se van a ir desplegando en cuanto a demoras de impuestos, ayudas fiscales, nuevas fuentes de financiación.

6. Monitorizar las nuevas necesidades

Estas entradas de pedidos nos da información directa hacia qué productos se están derivando las nuevas necesidades, y por tanto nos determina cómo redefinir por completo los criterios de aprovisionamiento, producción, stocks,….con todas sus implicaciones en el circulante que vayamos a necesitar, ya que no sabemos cuánto puede durar la situación, y que al fin y al cabo, es caja.

PROVEEDORES - plan contingencia covid 19

7. Análisis de proveedores

Revisar igualmente la situación de los proveedores más relevantes, monitorizar en tiempo real su evolución, su capacidad de dar respuesta, así como de sostener la situación, tanto desde la perspectiva de las personas como de su tesorería.

Podemos estar haciéndolo perfecto internamente que, si los proveedores clave se caen, la empresa cae con ellos.

8. Revisión de los compromisos inversiones en curso

Así como de servicios no directamente relacionados con actividades core del negocio y/o con la adopción de medidas de respuesta a la urgencia en la que estamos inmersos.

Adoptar medidas de suspensión de los mismos, así como del bloqueo de sus pagos en la medida de lo posible, hasta que se regularice la situación.INVERSIONES plan contingencia covid 19

9. Abrir bien ojos y oídos.

Italia, China, otras comunidades autónomas, otros sectores… te pueden dar pistas sobre qué hacen y cómo te puede influir.

Van a ir desplegándose de manera progresiva nuevas ayudas, legislaciones, herramientas que nos sirvan para responder al inmenso reto al que nos enfrentamos.

En este momento el tiempo es clave.

10. Un mar sereno no hace buenos marineros

Y en la tempestad, la mejor respuesta es la calma. El barco en el que estamos va a sufrir, pero lo importante es que no se hunda y que se transforme para estar mejor preparado para poder sobrevivir a la próxima.

Buen viaje y ánimo.

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Comentarios

  1. Un plan de contingencia detalla las medidas que se deben tomar para garantizar que una empresa pueda continuar operando en caso de alguna crisis o emergencia. Puede tratarse de un huracan, terremoto, fuego o cualquier otro fenomeno natural. Alternativamente, pudiera ser una crisis financiera o de relaciones publicas.

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