¿Por qué implementar Lean Office en mi empresa?

5 Feb2020
lean office

Motivos para implementar Lean Office y mejorar mi empresa

Si nos encontramos en un entorno de manufactura, es muy probable que haya oído hablar de Lean Manufacturing.

Como también es probable que haya implementado o conozca organizaciones que hayan desarrollado varias iniciativas lean en la planta de producción.

Sin embargo, a menudo se pasan por alto los esfuerzos de la empresa en lo que respecta a sus tareas administrativas y de atención al público.

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La aplicación de lean en ámbitos administrativos, puede dar respuesta a la búsqueda de la reducción de costes en sus propias operaciones de empresa o a la búsqueda de un fabricante eficiente con bajos costos generales.

En cualquier caso, debemos considerar las implicaciones de una oficina eficiente.

De hecho, en términos de impacto, la implementación de una cultura de oficina es tan importante como el empleo de metodologías lean en manufactura.

Dirigir una oficina lean no sólo reduce sus costos generales, sino que asegura que toda su empresa (y no sólo el personal de fabricación) se centre en operaciones eficientes y en la rentabilidad del resultado final.

Lean Office and Service Simplified: The Definitive How-To Guide (English Edition) de [Locher, Drew]

 

Según Drew Locher en su libro Lean Office and Service Simplified: The Definitive How-to Guide, los pasos para desarrollar una mentalidad de mejora en todas las tareas administrativas y de oficina los podemos simplificar en 4:

 

  1. Estabilizar

Si no podemos contemplar la fabricación de productos inconsistentes o irregulares en una planta de manufactura, no es lógico que se pueda tolerar el trabajo de oficina que tampoco produzca resultados predecibles y repetibles.

 

Estoy habituado a oír que en los entornos de oficina y de servicios “nunca se sabe lo que va a pasar”, es un discurso común en las organizaciones pero que no se permite en el caso de los procesos de fabricación.

Incluso cuando no son tan eficientes como podrían serlo, pero al final, siempre hay una garantía de que el producto funcionará como el cliente espera o necesita. En este punto aparece otra excusa: en los entornos de oficina, al no ser algo tangible, no podemos asegurar el resultado.

Un trabajo de oficina inestable no sólo suele ser el resultado de una mala interpretación de las necesidades de los clientes  (incluidos los clientes internos). Hay otros factores asociados a la falta de capacitación o de formación consistente de los empleados y también por la falta de cultura de prestación de servicio.

La mejor manera de estabilizar el trabajo de la oficina y mejorar la rentabilidad es identificar las fuentes de proceso más inestables y con más despilfarro para iniciar acciones que se centren mejorar la consistencia y robustez de los procesos.

Para profundizar los despilfarros administrativos disponemos de más información en el artículo «Stop al despilfarro en los procesos administrativos.» 

Tengamos presente que el objetivo de este paso es crear resultados predecibles y repetibles.

Empecemos por tanto por definir claramente las necesidades del cliente, documentándolas de manera sencilla (ej. listas de comprobación) y definiendo las necesidades de capacitación del personal involucrado.

Cuando se tiene un proceso existente mal definido en una prestación de servicio, las personas se quedan solas e intentan averiguar la mejor manera de realizar un proceso, pero cada uno su forma particular.

  1. Estandarizar

Después de que su proceso administrativo se estabilice en términos de resultados, es hora de empezar a estandarizar los diferentes flujos de trabajo para que sean lo más eficientes posible.

A través de la utilización de herramientas como diagramación de procesos o la realización de un VSM (Value Stream Map) o mapa de flujos de valor, desglosando cada paso de una tarea particular e identificando qué tareas son valiosas – y cuáles deben ser eliminadas.

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Con los nuevos estándares en vigor, se agiliza y simplifica el trabajo de todos los empleados y se aumenta la repetibilidad y la previsibilidad de su trabajo mediante prácticas que son seguidas de manera consistente por todas las personas que realizan el proceso y/o las actividades vinculadas al mismo,

Además, unas directrices claras ayudarán a las personas a identificar las condiciones no estándar y a abordarlas con mayor eficacia para devolver el proceso a niveles aceptables de rendimiento

  1. Aumentar la visibilidad

Mejorar la rentabilidad y la mentalidad lean en toda la oficina significa que cada persona necesita saber cuándo las operaciones están funcionando correctamente o están fuera de rango. Nuestro objetivo clave con este paso es que el lugar de trabajo nos hable.

La comunicación visual es el método más efectivo y eficiente de comunicación. Las empresas lean siempre buscan mejorar la visibilidad a través de sus operaciones. y el rendimiento. Este es un buen primer paso, pero se puede lograr mucho más una vez que sus procesos y actividades hayan sido estandarizados.

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Desde sus reuniones matutinas hasta sus informes financieros semanales, necesita aumentar la transparencia y la visibilidad del rendimiento y la rentabilidad de su oficina. Con las instrucciones de trabajo y las reglas de priorización publicadas visiblemente, se necesitará menos tiempo para dirigir las actividades más básicas.

Sin este nivel de visibilidad, los empleados simplemente no saben si sus acciones son extravagancias aceptables o desperdicios no rentables. Al comunicar regularmente las instrucciones, reglas y prioridades, aseguraremos que las iniciativas de lean office se conviertan en una cultura de largo plazo.

  1. Mejorar continuamente

Al igual que con las iniciativas de lean manufacturing, sus esfuerzos de lean office nunca deben tener un final. En cambio, es necesario mejorar sus operaciones de oficina continuamente revisando y mejorando las tareas administrativas de manera regular.

Lo normal es conseguir primero mejoras locales, lo que sentará las bases para cambios más amplios en el futuro.

Alternativamente, se puede elegir empezar con él rediseño de flujo de valor de forma más amplia, en definitiva, habrá que elegir un enfoque que funcione para cada situación.

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Para desarrollar estas iniciativas se necesitan líderes eficaces que proporcionen un entorno de aprendizaje en el que sea seguro experimentar.

Y se necesitan prácticas de desarrollo de personal para sostener el sistema incluso en el caso de un cambio de liderazgo. Hay que invertir en el desarrollo de las personas.

Para sostener la cultura de la mejora continua hay que desarrollar continuamente líderes que entiendan profundamente lo que es lean, para que puedan sostener e incluso mejorar el sistema, y que puedan enseñarlo a otras personas de la organización

Por más de sentido común que sea, la aplicación exitosa de lean , y sobre todo en estos entornos, requiere un cambio fundamental de comportamiento en las personas implicadas.

Las personas estamos sujetas a hábitos y tenemos dificultad para cambiar. Pero se pueden crear nuevos hábitos, si se le da el tiempo y el apoyo suficientes, necesitamos que cada uno de los empleados se involucre en la mejora consistente de las operaciones.

El esfuerzo en los primeros pasos de transformación aplicando lean office debe enfocarse en los procesos de negocio clave que afectan directamente a las capacidades de la organización para entregar valor a sus clientes, como el procesamiento de pedidos.

Otros beneficios de la implantación los podemos encontrar en el artículo «El Lean Office: un factor clave de productividad».

Identificar y eliminar el desperdicio es una práctica cada vez más habitual en fabricación, pero el hecho de que los despilfarros sean más fáciles de identificar en la planta de producción no significa que su Organización pueda darse el lujo de ignorar el control de costes o excesos en los ámbitos de oficina.

En su lugar, implemente una cultura Lean Office para contener sus costes y ver como aumenta su rentabilidad.

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