¿En qué puede ayudar la mejora continua a mi empresa?

20 May2021
mejora continua

La mejora continua es un principio que nos conduce a replantear la manera en que trabajamos, entendiendo cada proceso como una herramienta que se puede mejorar, aunque ya funcione y cumpla con los objetivos marcados. Esto brinda a los trabajadores la mentalidad del “eterno inconformista”: que algo funcione no implica que no pueda mejorarse, haciendo que funcione todavía mejor.  Además, la Mejora Continua nos puede ayudar a alcanzar mejores resultados con nuestros clientes y con nuestro modelo de negocio.

Pero ¿en qué consiste? El ciclo de mejora continua o PDCA es una metodología que funciona mediante la sistematización de la mejora continua en los procesos de mi organización, con el fin de conseguir que dichos procesos sean capaces y eficientes, favoreciendo su seguimiento y medición.

El modelo de Mejora Continua

El PDCA, también conocido como Ciclo de Deming, es un modelo que cuenta con 4 fases: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (En inglés Plan – Do – Check – Act, de ahí las siglas).

Este modelo permite implantar la mejora continua en una empresa en cuatro sencillos pasos que componen las cuatro patas del ciclo.

  1. Planificar. Se identifican aquellas actividades susceptibles de mejora y se establecen los objetivos a alcanzar.
  2. Hacer. Se realizan las mejoras con foco a objetivos.
  3. Verificar. Una vez implantada la mejora se deja un tiempo de prueba para asegurar que cumple los objetivos.
  4. Actuar. Una vez acabado el período de prueba se estudian los resultados y se comparan con el funcionamiento de las actividades antes de haber sido implantada la mejora. En caso de que no haya una mejora significativa se valora revisar la mejora o descartarla y dejarlo como está.

Cuando se ha abordado la última etapa, se reinicia el ciclo, de manera que las etapas son evaluadas constantemente, permitiendo un mejor análisis del proceso y la incorporación de nuevas mejoras:

Vista elevada de empresarios que planifican la preservación de los recursos naturales en la oficina Foto gratis

Nuevas mejoras

Sin equipo no hay mejora

La mejora no va a existir sin un equipo que crea en ella. La empresa no debe dar por supuesta que, una vez se haya explicado cómo mejorar determinado proceso, dicho cambio vaya a permanecer.

Debe existir un compromiso por parte del equipo, para que una vez implantada esa mejora, permanezca en el tiempo.

La organización deberá concretar la responsabilidad de implantar y mantener las mejoras en sus mandos intermedios, dirigiendo a los equipos que ejecutan los procesos. Además, la Dirección tiene el papel fundamental de delegar en los mandos esta autoridad mientras mantienen el plan establecido.

No es cambiar de estrategia sino, manteniendo la misma estrategia, obtener mejores resultados. Hoy más que nunca, las organizaciones se han dado cuenta de que la única manera de alcanzar grandes objetivos es con un gran equipo.

RRHH ya no es un departamento administrativo, sino la puerta a la atracción y retención de talento; ellos son los que van a formar el equipo que llevará lejos tu empresa, no puedes infravalorar el enorme poder que tiene este departamento, ni la enorme importancia que tienen en las personas. El buen funcionamiento de un equipo se basa en la flexibilidad para realizar tareas y la transferencia de conocimiento -entre sus miembros y la organización- dentro de un sistema estructurado.

Sin embargo, cuando pasamos de procesos de un único departamento a actividades que vinculan a más de un departamento (incluso áreas de la empresa), la necesidad de tener líderes multidisciplinares es mayor.

No solo necesitamos implicación de los departamentos o áreas afectadas, también una comprensión holística de la cadena de valor de la empresa, sabiendo que cada departamento es una pieza de esa cadena que contribuye al producto final, y que el responsable de mejoras debe entender la dinámica de cada uno y hacer la mejora efectiva en todos.

Grupo de personas trabajando en un plan de negocios en una oficina Foto gratis

Lean: una filosofía del pasado para el futuro

Desde que los ingenieros de Toyota implementaron este sistema de trabajo, el lean se ha erigido como pilar y guía de mejora para todo tipo de empresas, no solo industriales. En un mundo hipercompetitivo y global, es casi una obligación poner el foco en 5 principios que nos proporciona esta metodología:

  1. Especificar el valor desde la óptica del cliente. ¿Qué es valioso para el cliente? Cualquier producto o servicio que ofrezcamos fuera de ese universo de valor nos está haciendo perder dinero y recursos.
  2. Entender el flujo de valor del proceso. Si hay pasos que no aportan valor al proceso, elimínalos. El tiempo es dinero y esos procesos te hacen perderlo.
  3. Realizar estas actividades en flujo continuo, sin interrupción. Cuando hemos conseguido centrar el tiro y eliminar los procesos irrelevantes, toca hacer permanente este nuevo proceso.
  4. Hacer siempre que el cliente lo solicite. Es el cliente el que hace el pull, el que tira de la cadena para activar la producción. No producir de más, no producir de menos.
  5. De manera cada vez más eficaz, aspirando a la perfección. Es imposible ser perfectos, pero buscando la perfección alcanzaremos la excelencia.

Las las alianzas estratégicas, la apertura al cambio y nuevas tecnologías, se han convertido en herramientas indispensables para que las organizaciones sean capaces de liderar estos procesos y sobrevivir a un mercado cada vez más competitivo.

No podemos prescindir de ellas a la hora de eliminar los desperdicios y poner el foco en los recursos. Un euro ahorrado hoy hace un euro más mañana.

Mejora de la mejora continua, un reto diario

La mejora continua no acaba con haber optimizado un proceso, debe transmitirse a la globalidad de la empresa diariamente. Debe escalar de la táctica a la operativa, y de la operativa a la estrategia.

Esto solo se puede conseguir, como hemos comentado antes: con un liderazgo activo en todos los mandos de la empresa, desde líderes de equipo y mandos intermedios hasta la alta dirección, optimizando cada actividad de abajo arriba.

Además, el mundo del Data ha llevado a reconfigurar la aplicación de la metodología lean, provocando que, aunque en su esencia seguirá dirigiéndose a la reducción de desperdicios  y el incremento de la productividad, se pueda medir el impacto a niveles antes desconocidos. Los datos son la nueva bola de cristal que nos permiten mirar más allá.

El mundo del Data ha llevado a reconfigurar la aplicación de la metodología lean, provocando que, aunque en su esencia seguirá dirigiéndose a la reducción de desperdicios y el incremento de la productividad, se pueda medir el impacto a niveles antes desconocidos. Los datos son la nueva bola de cristal permitiéndote mirar más allá. La medición del volumen masivo de información que se genera en los procesos diarios de una empresa puede ser contraproducente, pero bien gestionados abre las puertas de reconocer patrones de malgasto de recursos, potenciales mejoras y control de las mismas. Ahí reside el secreto: una buena medición y correcto uso de la información.

Por último, debemos entender el lean como un tema tanto metodológico como cultural: una vez se han delimitado las mejoras y se han implantado los procesos optimizados, la permanencia de esa mejora pasa a ser una cuestión cultural, defendida y promovida por los directivos y mantenida por los empleados.

Debemos entender el lean como un tema tanto metodológico como cultural. Clic para tuitear

Una cultura de inconformismo constante, de buscar nuevos retos internos y no dar nada por sentado. El lean necesita líderes que transmitan la cultura a todos los rincones de la empresa, debe ser parte del ADN de los empleados: la mejora continua no es sencillamente un método, es una actitud.

¿Está tu empresa preparada?

Ayer ya era tarde, el cambio es inevitable.

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