Durante los últimos meses hemos estado trabajando en un proyecto para una empresa de alimentación, de los que en Improven llamamos “complejos”. Estos proyectos se caracterizan por mezclar diferentes problemas que confluyen en consecuencias comunes, simplificando mucho, una pobre cuenta de resultados para lo que la empresa y el negocio es capaz de generar.

A menudo, estos malos resultados a nivel de la cuenta de resultados terminan desembocando en un problema de gestión de caja, lo cual añade mucha más “salsa” a la ensalada de problemas que se apuntaba, ya que, no solo hay que desenmarañar toda la problemática que tiene la empresa, sino que también hay que hacerlo rápido.

Recuerdo una conversación previa al inicio del proyecto con el director general en la que me preguntaba: “De toda la amalgama de nombres, técnicas… que existe en el campo de la mejora de las operaciones, ¿en qué debemos focalizar los recursos que tenemos en primer lugar?.

Javier -le contesté- en aquello que necesites de verdad, no te compres el mismo coche prefabricado que todo el mundo.

Y es que a la hora de decidir dónde debemos destinar los esfuerzos de las personas y los limitados recursos de los que disponemos tanto, en primer lugar, como posteriormente en su camino de la mejora de las operaciones, debemos seguir 5 pasos que guíen nuestro marco de actuación.

5 pasos esenciales para mejorar las operaciones de tu empresa

No se trata de decidir si debo implantar metodología 5S en el almacén, o si tengo que realizar una formación en Lean Manufacturing a mi personal de planta, se trata de realizar el análisis adecuado para determinar con precisión dónde debemos trabajar.

Recuerdo que, en un primer momento, el director general de la empresa de este caso nos había llamado porque pensaba que si daba una formación de lean a sus trabajadores, las operaciones de la empresa, y por lo tanto su cuenta de resultados, iban a mejorar.

Cuando hablamos, quedó convencido de que lo mejor era empezar por realizar un análisis de situación que determinase el plan de actuación que necesitaba la empresa. Hoy, ya hemos trabajado la definición de los objetivos para cada posición en la empresa, la implantación de un nuevo sistema de retribución variable, la revisión de los procesos y herramientas de planificación de la producción, la integración de la gestión del mantenimiento y el área productiva…y probablemente, a partir de ahora, sea bueno mejorar la formación lean de las personas.

Javier, el Director General de esta empresa de alimentación, sabe lo que este enfoque ha ayudado a dar el giro de 180º de su cuenta de resultados en menos de un año, y me ha confesado que no acepta ningún proyecto de mejora que no cumpla el pasar por los 5 pasos que os resumo a continuación:

1. No confundas la consecuencia con la causa

Parece sencillo, pero muchas veces no somos capaces de disociarlo. Identifica la causa.

Por ejemplo, tener una productividad baja no es un problema… es una consecuencia, y la segunda consecuencia de esto puede ser el tener unos costes de mano de obra altos. El problema o la causa puede estar en tener unos objetivos personales desalineados con los objetivos de la empresa, tener una gestión de la planificación mejorable, o unos procesos de gestión o control no desarrollados o interiorizados.

Dentro de estas causas generales, hay que seguir profundizando, y determinar, por ejemplo, si tenemos una gestión de la planificación mejorable, si ésta viene de la ausencia de procesos estructurados, de la falta de herramientas, o de la ausencia de conocimiento técnico.

Una vez identificada la causa, podemos establecer el plan de acción, y podemos medir el resultado monitorizando la consecuencia, o midiendo el problema… ¿mejora la productividad? Y, por lo tanto, ¿mejora el coste de mano de obra?

2. Divide y vencerás

Julio César tenia muy clara esta premisa, y para mí, es una máxima de gestión que aplico en muchos ámbitos. Está ligado al punto anterior.

Diferentes problemas pueden tener una misma consecuencia que haga que no seamos capaces de ver con claridad cuál es el origen de los malos resultados que tenemos. Hemos de separarlos, ya que diferentes problemas se abordan con diferentes soluciones, y a la hora de medir el impacto también hemos de ser capaces de medir el aporte de la resolución de cada uno de los problemas por separado.

3. Cuantifica y Prioriza

Tu cuenta de resultados vale para muchísimo más que para presentarla a la administración en unos meses. Una cuenta de resultados analítica bien definida, en función del tipo de negocio que tenemos, es una herramienta de cuantificación de impacto económico de las medidas planteadas, y por lo tanto una herramienta de priorización de acciones excelente.

Proyectar la cuenta de resultados con las acciones implantadas ayuda, no solo a priorizar qué debemos acometer primero, sino que además es una poderosa herramienta de involucración de la dirección de la empresa en proyectos operativos, que, traducidos al lenguaje del dinero, de repente pasan a ser mucho más prioritarios para la empresa.

4. Busca una visión transversal

Responde a la pregunta de qué implicaciones tiene para el resto de la compañía el acometer cada proyecto. Por ejemplo, ¿es posible acometer un proyecto de planificación de la producción, desde el departamento de operaciones, sin estimar los impactos o las implicaciones que tendrá para el departamento comercial? Evidentemente, no.

El departamento comercial verá afectada su metodología de previsiones de ventas, su estructura de información manejada; y, probablemente, se pueda aligerar y solidificar sus procesos, con lo que mejoraremos los tiempos invertidos.

O, la mejora en los procesos de planificación, ¿puede tener implicaciones en la gestión de las compras de la empresa? ¿Puedo conseguir mejores precios, si consigo mejorar la información de volúmenes y momentos de aprovisionamiento?

5. Actúa

El 80% de problema resuelto esta semana vale mucho más que el 100% dentro de 2 meses. La velocidad como palanca clave de éxito en la gestión de una compañía, se cotiza cada vez más alto. Las tecnologías, los gustos de los consumidores, todo avanza tan rápido, que o materializamos ya, o piensa ya en el siguiente proyecto…

La parálisis por análisis es enemigo de los puntos anteriores y por lo tanto es malo, el excesivo tiempo dedicado a implantar un proyecto, sin que se materialicen resultados, es todavía peor. Analiza dentro de cada proyecto, dónde está el 80% del valor que vas a conseguir, y ve a por ello rápidamente. Por ejemplo, no necesitas la implantación de la mejor herramienta de previsión para cambiar tus procesos de planificación.

Como último consejo, ten siempre presente cual es la esencia operativa de tu compañía, en qué se basa tu estrategia de operaciones, y alinea los objetivos de tus proyectos de acuerdo con potenciar esos factores que te hacen diferencial en el mercado.

Te animo a que hagas este ejercicio cuando te plantees cuales son los objetivos de mejora operativa para el próximo periodo, y si tienes alguna duda estaré encantado de ayudarte, y de compartir mi opinión contigo.